هزینه تمام شده در شهرداری تهران / فرصتها و چالشها

اصغر صحرایی کارشناس مدیریت شهری، در یاداشتی که برای برزن نیوز ارسال کرده اند به فرصت ها و چالشهای هزینه شهرداری تهران پرداخته اند.

درنظام فنی و اجرایی شهرداری تهران سه هدف متعالی سرعت،هزینه،کیفیت برای کلیه اقدامات شهرداری تهران تعریف گردیده است.رسیدن به هریک از اهداف بدون دیگری کم ارزش و غیرقابل قبول میباشد.اما الان و با شرایط کنونی شهرداری تهران یعنی نبود درآمدپایدار شهر،بدهی کلان به یادگار مانده از مدیریت قبلی شهر،پروژه های نیمه تمام غیر ضروری در کنار اهداف متعالی شهردارمحترم و شورای شهرجدیدباعث گردیده است به دو مقوله کیفیت و هزینه توجه بیشتری گردد.

جهت جلب رضایتمندی شهروندان و افزایش کیفیت زندگی شهری لازم است تغییرات جدی و اصلاحات نرم مهندسی در نحوه طراحی ها وکنترل هزینه ها و همچنین حذف هزینه های غیر ضروری (مهندسی ارزش)اقدام عملی صورت پذیرد.یکی از موضوعات مهندسی ارزش اهمیت هزینه تمام شده میباشد.در بحث هزینه تمام شده ،موضوع جلوگیری از ضرر و زیان نیست بلکه هدف رضایتمندی شهروندان با هزینه مطلوب میباشد.هزینه تمام شده شهر تهران در مقایسه با کلان شهرهای دیگر ایران و حتی پایتخت های کشورهای همسایه بسیار بالا میباشد.بطوریکه علی الرغم این هزینه ها رضایتمندی شهروندان حاصل نگردیده است.لذا لازم است ،مدیریت جدید شهری با تعریف اهداف نسبت به شناسایی و اسیب شناسی جدی هزینه تمام شده ،حذف هزینه های غیر ضروریی ،به اولویت بندی و ارزش گذاری شرح وظایف ،اقدام عاجل داشته باشد.

تعریف معیار:

لازم است معیارهای مشخص و قابل ملموسی برای مقایسه هزینه تمام شده تعریف گردد.با توجه به تنوع و گسترگی خدمات که توسط شهرداری تهران انجام میگردد.به تفکیک معاونتها و سازمانها و شرح وظایف انها تعاریف دقیقی صورت پذیرد.در حوزه فنی و عمرانی به دلیل وجود مشخصات فنی و فهارس های شهرداری و سازمان برنامه و بودجه این امر دقیق تر و سریع تر انجام خواهد شد.

آمار و اطلاعات

یکی از الزامات اصلی در کنترل هزینه تمام شده غیر از تعریف معیارها داشتن اطلاعات و امار دقیق است.که متاسفانه به دلایل مختلف امار و اطلاعات در تمامی حوزه ها دقیق و قابل استناد نمی باشد.

مزایای کنترل هزینه تمام شده:

۱-حذف هزینه های غیر واقعی و غیر ضروری

۲-انضباط مالی و اسنادی در کلیه حوزه ها

۳-دقیق شدن بودجه ریزی ها و اعتبارات

۴- امکان ارزیابی مدیران میانی و مدیران کلان شهری

۵-شناسایی سیاه چاله هایی که بودجه و اعتبارات را میبلعند.

۶- ایجاد انگیزه در بین عوامل اجرایی

۷- اقدام پیشگیرانه از هر گونه سو استفاده در بیت المال

۱-حذف هزینه های غیر واقعی و غیر ضروری

در مهندسی ارزش که هدف آن کاهش هزینه ها بهمراه ارتقای کیفیت و رضایتمندی استفاده کنندگان محصول میباشد.یکی از اقدامات حذف هزینه های غیر ضروری میباشد.با تعریف فرمتها و چک لسیتهای فنی برای هر عملیات اجرایی میتوان با کنترل داده های ورودی ،نسبت به حذف ردیفها خارج از مشخصات مصوت و کنترل امار و مقادیر واقعی اقدام کرد.اما لازم است قبل از هر اقدامی موارد ذیل انجام شود.

الف- آموزش کاربردی به کلیه عوامل درگیر

ب-تفهیم اهمیت موضوع هزینه تمام شده

ج- هوشمند سازی ثبت اطلاعات و پیشگیری از هرگونه دخل و تصرف بعدی در مقادیر

د- کنترل طراحی ها و دستورکارها

۲-انضباط مالی و اسنادی در کلیه حوزه ها:

یکی از مهمترین مشکلات تمامی حوزه ها صوری بودن اهداف و برنامه ریزیها میباشد.بودجه و اعتبار یکشبه بسته میشود .معیارها مبالغ بودجه و اعتبار سنوات قبل بوده و هیج ارزیابی دقیق از وضعیت موجود حوزه،ارزشگذاری اهداف و نیازمندیهای واقعی به دلیل نبود مستندسازی وجود ندارد.لذا وقتی مدیران خود را مقید به پاسخگویی فنی بدانند قطعا نسبت به بهبود روشها،برنامه ریزی فنی ومهندسی،مستند سازی اقدامات،مجبور خواهند گردید.متاسفانه تاکنون هیچ مدیری در شهرداری بخاطر غیر فنی بودن هزینه تمام شده مورد سوال قرار گرفته است.و اهمیت و جایگاه هزینه تمام شده در شهرداری تهران تعریف نشده است.

هزینه تمام شده ایینه تمام نمای کیفیت و سلامت مدیریت یک فرد خواهد بود.اگر و اگر بدرستی تعریف و توسط مدیران ارشد حمایت شود.

۳-دقیق شدن بودجه ریزی ها و اعتبارات

نگاهی ساده به اعتبارات هزینه شده در شهرداری تهران نشان میدهد.که هیچ نظم و انضباط مالی در نحوه هزینه کردها وجود ندارد.و مدیرانی موفق نامیده میشدند که از محل یک کدپروژه میتوانستند چندین حوزه را تامیین اعتبار نمایند.لذا بررسی هزینه تمام شده از محل کد پروژه ها کاملا غیر واقعی و غیر قابل استناد خواهد بود.لذا لازم است اولین دستور مدیریتی در ارایه محدودیتهای لازم ایفاد گردد.

با وجود نقشه ها.طرح ها،براوردهای اولیه منضم به پیمان و مقایسه ردیف های تایید شده در صورت وضعیت قطعی نشان میدهد که در اغلب پروژه میزان انحراف بیش از ۵۰ درصد میباشد.و این نشان میدهد.نحوه بودجه ریزی با هدف نهایی تفاوت فاحش دارد.

هزینه تمام شده.ایینه تمام نمای دقت بودجه ریزی ها و تعریف درست اعتبارات میباشد

۴- امکان ارزیابی مدیران میانی و مدیران کلان شهری

در شهرداری تهران معیار ارزشیابی مدیران فقط مقدار هزینه کرد بوده است.ایا اعتبارات مصوب هزینه شده است یا نه.

چگونگی و کیفیت هزینه کرد.مقدار هزینه تمام شده هیچ وقت معیار ارزیابی نبوده است.کاملا برعکس ارزیابی های اصولی دنیا.

حالا با وجود همین مدیران در راس کار.سخت است نوع ارزیابی ها را تغییر دادن.قطعا سنگ اندزی و مقاومتهای جدی خواهد شد.در این طرح مدیران مناطق و سازمانها باید هزینه تمام شده را مطابق با معیار ها و تعاریف مشخص شده انجام دهند. و میزان انحراف از معیار های مشخص شده.مبنایی برای مقایسه و سنجش با سایر مدیران مناطق دیگر خواهد بود.مدیریکه مقید به پاسخگویی باشد.وهزینه تمام شده را در مانایی و دوام خود موثر بداند.قطعا حساب شده تر.و اثر بخش تر مدیریت خواهد کرد.

عملکرد های دوره ایی بر اساس هزینه های تمام شده ارسالی و راست ازمایی شده میتواند .باعث شفاف سازی کلیه موضوعات اجرایی باشد. بهترین گزینه برای ارزیابی عملکرد مدیران هزینه تمام شده میباشد.

۵-شناسایی سیاه چاله هایی که بودجه و اعتبارات را می بلعند:

هزینه تمام شده در شهرداری تهران چرا نسبت به کلان شهرها دو برابر میباشد.

در آنالیز هزینه تمام شده و تحلیل چند نمونه تصادفی مشخص میشود.برخی هزینه ثابت و مثل سیاه چاله هاست.پرداخت حق الزحمه کارکرد پیمانکاران توسط کارگزاران شهرداری به تنهایی ۲۵% هزینه ها را افزایش میدهد.

دستورات مدیریتی تحت عناوین تسریع عملیات هم در کیفیت و هم هزینه و هم غیر فنی چه نقشی دارند.

تغییرات اساسی و تغییرات کاربریها در پروژه هایی با درصد پیشرفت بیش از ۵۰%

برآوردهای صوری منضم به پیمان

و دهها موضوعات دیگر که هزینه های سنگین اما ثابت پروژه ها هستند

۶- ایجاد انگیزه در بین عوامل اجرایی:

در اکثر سازمانها و شرکتهای موفق و با بهره وری بالا با اعمال مشوق های ساده اما موثر نسبت به کاهش هزینه و ارتقا کیفیت اقدام میگردد.وقتی در سازمان به اهمیت شهرداری تهران معیار ارزیابی مدیران هزینه تمام شده باشد.

این موضوع باعث تسری اهمیت موضوع هزینه تمام شده در بین کلیه عوامل درگیر دذ تمامی حوزه ها گردیده و بطبع عامل انگیزشی برای رشد و تعالی پستهای سایر کارمندان خواهد شد.لذا با مدیریت درست میتوان از این عامل مهم در راستای کاهش هزینه ها بهره برداری درست کرد.ایجاد روحیه رقابت درست و سالم در بین مناطق ۲۲ گانه و همچنین در بین کارکنان با موضوع هزینه تمام شده ضمن ارتقا کیفیت در نهایت باعث تعالی کل سازمان شهرداری تهران و همچنین همکاری تمامی کارکنان در اصلاح فرایند هزینه تمام شده را سبب خواهد شد.

۷- اقدام پیشگیرانه از هر گونه سو استفاده در بیت المال:

وقتی در سازمان و تشکیلاتی مثل شهرداری تهران که سالهای سال با اصول و روشهای سننتی اداره گردیده است.دست به اصلاح و تغییر ساده ترین فرایندها با جبهه گیری و مقاومتهایی روبرو خواهید شد.در سازمانیکه هیچ وقت هزینه تمام شده مبنا و محل سوال نبوده است.اهمیت دادن به آن و سوال شدن در خصوص علتها. قطعا نگاه کنترلی و بررسی را به عوامل درگیر منتقل خواهد کرد.

کنترل هزینه تمام شده مهمترین و بهترین روش در مبارزه با فساد اداری خواهد بود

به امید روزیکه مدیریت جدید شهری از ابزار هزینه تمام شده بصورت کارشناسی و مهندسی بهره مناسب ببرد.